KI im Unternehmen einführen, damit dein Team wirklich Zeit gewinnt.

Am besten fängst du mit einem einzigen Ablauf an, der heute viel Handarbeit kostet, zum Beispiel das Prüfen von Unterlagen. Dann klärst du Datenschutz und Zuständigkeiten und hältst alles in einem schriftlichen Fahrplan mit Fixpreis fest. Danach wird dieser eine Ablauf umgesetzt und dein Team darauf geschult. Erst wenn das gut läuft, kommt der nächste dazu. So hast du nach wenigen Wochen ein echtes Ergebnis in der Hand.

Ein paar Beispiele aus meinen Projekten: Eine Einrichtung lässt ihre Antragsunterlagen von der KI prüfen und sie braucht dafür rund 30 Sekunden pro Antrag, von Hand waren es ca. 5 Minuten. Im ganzen Jahr kostet das unter 1 €. Ein KI-Agent sucht jede Woche für jeden Arbeitsuchenden passende Stellen und kostet dafür unter 100 € im Monat. Ein anderer Agent hat Hunderte Dauerrechnungen in gut einer Stunde in eine neue Buchhaltungssoftware übertragen. Dazu kommt ein Vertriebsradar, der jeden Werktag nach neuen Kunden sucht. Außerdem bekommen Mitarbeiter persönliche KI-Assistenten, die E-Mails in ihrem Stil schreiben.

Es gibt zwei Arten, wie KI dein Team entlastet. Erstens bekommt jeder Mitarbeiter seinen eigenen KI-Assistenten, der seine Aufgaben und seinen Schreibstil kennt. Der schreibt E-Mails, legt Unterlagen ab und schickt jeden Morgen ein kurzes Briefing. Dahinter steckt zum Beispiel ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot in der Business-Version. Zweitens gibt es KI-Agenten, die einen bestimmten Ablauf regelmäßig erledigen, zum Beispiel Rechnungen übertragen oder Dokumente prüfen. Mit den Agenten sparst du meistens am meisten Zeit.

Es sind vor allem vier Dinge. Das erste ist der Datenschutz nach DSGVO, also welche Daten an welches KI-Modell gehen und wo sie verarbeitet werden. Das zweite ist die EU-KI-Verordnung: Seit 2. Februar 2025 müssen Mitarbeiter, die mit KI arbeiten, dafür geschult sein und bestimmte Anwendungen sind verboten. Drittens brauchst du klare Regeln im Haus, am besten in einer kurzen KI-Richtlinie. Und viertens gibt bei wichtigen Ergebnissen immer ein Mensch frei.

Das hängt vom Ablauf ab, aber entscheidend ist, was du dafür zurückbekommst. Ein Beispiel aus meinen Projekten: Eine Einrichtung prüft über 1.000 Anträge im Jahr und die KI kostet dafür unter 0,1 Cent pro Antrag, im ganzen Jahr also unter 1 €. Von Hand hätte die Prüfung rund 95 Stunden gedauert, das sind bei 35 € pro Stunde rund 3.300 €. Ein Rechercheagent kostet unter 100 € im Monat. Dazu kommen eventuell Lizenzen für einen KI-Assistenten und für die Umsetzung bekommst du von mir vorher einen schriftlichen Fahrplan mit Fixpreis.

Meistens dauert es weniger lang, als man glaubt. In meinen Projekten lief die erste Lösung nach 1 bis 3 Wochen im Alltag, größere Vorhaben brauchen meist 2 bis 8 Wochen. Eine Schulung fürs Team dauert zum Beispiel rund drei Stunden. Den genauen Zeitplan schreibe ich dir in den Fahrplan.

Das hängt davon ab, womit dein Team arbeitet. Wer viel mit Microsoft 365 arbeitet, ist mit Copilot oft gut bedient, während ChatGPT und Claude bei Texten, Analysen und eigenen Assistenten stark sind. Ich bin an keinen Anbieter gebunden und suche das Modell nach Aufgabe und Datenschutz aus. Für sensible Daten gibt es auch Modelle aus der EU oder solche, die auf eurem eigenen Server laufen.

Ja, es kommt dabei vor allem auf den Aufbau an. Ich nehme Business-Versionen mit Auftragsverarbeitungsvertrag und lasse in der EU verarbeiten. Ans KI-Modell gehen nur die Daten, die es wirklich braucht. Bei sensiblen Unterlagen entferne oder schwärze ich Namen und persönliche Angaben vorher, erst dann arbeitet die KI damit. Wenn du willst, dokumentiere ich den KI-Einsatz auch für deinen Anwalt und den Datenschutz.

Die EU-KI-Verordnung (AI Act) gilt Schritt für Schritt. Seit 2. Februar 2025 gelten zwei Punkte für fast jedes Unternehmen, das KI nutzt: Mitarbeiter, die mit KI arbeiten, brauchen genug KI-Kompetenz (Artikel 4) und bestimmte Praktiken sind verboten (Artikel 5), etwa Social Scoring oder Emotionserkennung am Arbeitsplatz. Weitere Pflichten kommen nach und nach, vor allem für Hochrisiko-Anwendungen. Typische Anwendungen in KMU wie Texte, Recherche oder Dokumentenprüfung, bei denen ein Mensch freigibt, betrifft das meistens nicht.

Ausdrücklich vorgeschrieben ist sie nicht, sinnvoll ist sie aber auf jeden Fall. In einer kurzen KI-Richtlinie steht, welche Werkzeuge dein Team nutzen darf, welche Daten nicht in eine KI gehören und wer Ergebnisse freigibt. Zusammen mit einer Schulung ist sie der einfachste Nachweis für die KI-Kompetenzpflicht.

In meinen Projekten nicht. Die KI übernimmt die Vorarbeit wie Suchen, Abtippen und Vergleichen, während die Menschen prüfen, entscheiden und sich um die Kunden kümmern. So schafft dasselbe Team deutlich mehr, ohne dass jemand Überstunden für Papierkram machen muss.

Für jedes Unternehmen, in dem wiederkehrende Büroarbeit anfällt, also Dokumente prüfen, Daten übertragen, Angebote vorbereiten oder recherchieren. Ich arbeite vor allem mit kleinen und mittleren Unternehmen in Österreich und Deutschland, unter anderem mit Bildungsträgern, Transfergesellschaften, Lohnbüros, Bau- und Planungsbetrieben, Fertigung und IT-Beratung.