Förderanträge prüfen mit KI: Datenschutz zuerst, der Mensch entscheidet

Über 1.000 Förderanträge im Jahr, und zu jedem gehört ein Stapel Unterlagen. Bisher hat jemand jedes Blatt einzeln verglichen. Heute drückt die Sachbearbeiterin einen Knopf, und nach wenigen Sekunden steht da, was passt und was nicht.

Unser Kunde ist eine Einrichtung, die Förderungen auszahlt. Wer eine Förderung will, reicht einen Antrag ein und lädt seine Unterlagen hoch, also Ausweis, Lohnzettel und Versicherungsauszug. Bevor überhaupt jemand inhaltlich prüfen kann, muss klar sein, dass alle Unterlagen zur selben Person gehören. Das heißt: Name, Geburtsdatum und Versicherungsnummer müssen überall zusammenpassen.

Genau das hat bisher ein Mensch von Hand gemacht. Das sind rund fünf Minuten pro Antrag, nur fürs Vergleichen. Bei über 1.000 Anträgen im Jahr kommen so rund 95 Stunden zusammen, also fast zweieinhalb Wochen Arbeitszeit. Mit 30 Euro je Stunde gerechnet sind das fast 3.000 Euro im Jahr. Ehrlich gesagt ist das auch eine Arbeit, die niemand gern macht.

Bei Ausweisen und Lohnzetteln stellt sich aber sofort eine Frage: Darf man das überhaupt mit KI machen? Ja, wenn man es richtig aufsetzt. Hier sind die drei Dinge, auf die es dabei ankommt.

1. Datenschutz kommt vor der Technik

Bevor wir eine einzige Zeile programmiert haben, hat ein Anwalt die Regeln festgelegt. Daran haben wir uns beim Bauen gehalten und keinen Schritt darüber hinaus. Besonders heikle Angaben, zum Beispiel Krankenstände im Versicherungsauszug oder der Gewerkschaftsbeitrag am Lohnzettel, werden gar nicht erst gelesen.

Für den Vergleich braucht es genau drei Angaben: Name, Geburtsdatum und Versicherungsnummer. Das System liest nur diese drei, und alles andere wird geschwärzt. Dabei arbeiten wir mit einer Positivliste, also einer Liste dessen, was gelesen werden darf. Man könnte es auch umgekehrt machen und festlegen, was geschwärzt werden muss. Vergisst man dort aber ein Schlagwort, ist das schon ein Datenleck. Vergisst man bei uns ein Feld, gibt es höchstens eine Rückfrage.

Auch beim Schwärzen selbst steckt ein Detail drin. Ein schwarzer Balken, der einfach drübergeklebt wird, lässt sich wieder entfernen. Deshalb baut das System das Dokument neu auf und übernimmt nur die erlaubten Stellen. Was nie kopiert wurde, kann auch niemand mehr herausholen.

Das Auslesen selbst macht ein ganz normales Programm mit festen Regeln, und zwar auf einem eigenen Server des Kunden. Die KI kommt erst ganz am Schluss dazu. Sie bekommt keinen Ausweis und kein Dokument, sondern nur die ausgelesenen Namen. Und sie beantwortet nur eine Frage: Sind diese Schreibweisen noch dieselbe Person? Bei Köck und Kock sagt sie ja, bei Köck und Kokovic nein. Genau dafür reicht eine starre Regel nicht. Die KI läuft außerdem ausschließlich auf Servern in Europa. Die heiklen Daten bleiben also immer beim Kunden.

2. Niemand muss ein neues Programm lernen

Das Team arbeitet jeden Tag in einer Datenbank, in der jeder Antrag erfasst ist. Genau dort sitzt jetzt der Knopf. Niemand muss sich irgendwo neu anmelden oder ein zweites Fenster offen haben.

Das System kommt auch mit dem echten Alltag zurecht. Oft kommt alles in einer einzigen Datei. Bei einem echten Antrag waren es 14 Seiten Handyfotos durcheinander, und das System hat darin alle 8 Dokumente richtig erkannt und getrennt. Manche laden auch dieselbe Datei gleich viermal hoch, in jedes Feld einmal. Das System erkennt das und prüft sie trotzdem nur einmal.

Am Ende steht bei jeder Angabe eines von drei Ergebnissen: Sie passt überall, sie weicht ab, oder sie fehlt. Bei einer Abweichung sieht die Sachbearbeiterin sofort, in welchem Dokument sie steckt. Fehlt eine Unterlage ganz, steht dort einfach, dass man sie nachfordern muss. Das Ergebnis landet also genau dort, wo man es braucht.

3. Das System schlägt vor, und der Mensch entscheidet

Technisch könnte man das System Anträge auch gleich genehmigen oder ablehnen lassen. Das machen wir bewusst nicht. Die Datenschutz-Grundverordnung schützt Menschen davor, dass eine wichtige Entscheidung über sie allein von einer Maschine getroffen wird. Für die Antragsteller ist das fair, und für den Kunden ist es rechtlich sicher. Genehmigt oder abgelehnt wird also nichts automatisch. Außerdem wird jeder Schritt festgehalten, damit man später nachvollziehen kann, was geprüft wurde.

Wie wichtig das ist, hat sich schnell gezeigt. Anfangs hat das System bei einem Antrag gemeint, die Person heißt mit Vornamen Dienstnehmer. Es hatte die Beschriftung im Formular für den Namen gehalten. Ein Mensch hat das sofort gesehen, und wir haben es verbessert. Genau dafür ist der Mensch da.

Das Ergebnis

Aus fünf Minuten Blättern pro Antrag ist ein Knopfdruck geworden. Nach wenigen Sekunden steht das Ergebnis beim Antrag. Eine Prüfung durch die KI kostet ungefähr sechs Hundertstel Cent, alle Anträge eines ganzen Jahres zusammen also weniger als einen Euro. Das ist weniger als ein Kaffee. Das Vergleichen von Hand hat dagegen jedes Jahr fast 3.000 Euro an Arbeitszeit gekostet.

Ersetzt wird dadurch aber niemand. Das System übernimmt die Arbeit, die keiner gern macht. Die Entscheidungen und die schwierigen Fälle bleiben beim Menschen, und dafür ist jetzt wieder Zeit.

Was heißt das für dich?

Datenschutz ist kein Grund, auf KI zu verzichten. Er ist ein Grund, sie von Anfang an richtig zu planen: zuerst die Regeln klären, nur das lesen, was man wirklich braucht, die Lösung dort einbauen, wo dein Team schon arbeitet, und die Entscheidung beim Menschen lassen.

Das funktioniert überall, wo Unterlagen hereinkommen und jemand prüfen muss, ob alles zusammenpasst. Das können Rechnungen sein, Verträge, Bewerbungen oder Lieferscheine. Vielleicht gibt es bei dir in der Firma auch so einen Stapel, den jemand jede Woche von Hand durchgeht. Genau das machen wir bei OrganizeMe, von der einzelnen Automatisierung bis zur ganzen App.

Im Video oben zeige ich dir das ganze Projekt in gut drei Minuten.