KI-Agenten für eure Abläufe, die die Vorarbeit machen, während dein Team freigibt.
Ich baue die KI als einzelnen Schritt genau dort in eure Abläufe ein, wo sie wirklich gebraucht wird. Alles andere erledigen verlässliche Automatisierungen ohne KI.
Das Erstgespräch dauert 30 Minuten, ist kostenlos und ganz ohne Verkaufsdruck. ★★★★★ 5,0 auf Google
Sabine sieht das Ergebnis, prüft kurz und entscheidet.
KI im Workflow: nur dort, wo sie wirklich hilft
Kurz gesagt: KI im Workflow heißt, dass die KI nur einen Schritt in einem Ablauf übernimmt, zum Beispiel eine Unterlage lesen oder eine Stelle bewerten. Davor und danach laufen normale Automatisierungen und am Ende gibt ein Mensch frei. Erledigt so ein Ablauf eine Aufgabe regelmäßig von selbst, spricht man von einem KI-Agenten.
Ich setze KI wie eine Prise Salz ein. Daten von einem Programm ins nächste übertragen, Mails verschicken oder Termine anlegen geht mit festen Regeln günstiger und verlässlicher und beim Datenschutz ist es auch einfacher. Die KI kommt nur dazu, wenn etwas gelesen, verstanden oder bewertet werden muss. Genau dort spart sie deinem Team dann die meiste Zeit. Wie die Automatisierung rundherum aussieht, zeige ich dir auf der Seite Prozesse automatisieren und bei den Werkzeugen n8n und Make.
- Mail mit Unterlage kommt reinRegel
- Daten ins Programm übertragenRegel
- Unterlage lesen und bewertenKI
- Prüfen und freigebenMensch
- Ablegen und Bestätigung schickenRegel
KI-Agenten im Einsatz: Beispiele aus meinen Projekten
Diese Abläufe habe ich für Betriebe in Österreich und Deutschland gebaut und die Zahlen kommen aus dem echten Einsatz.
Unterlagen prüfen, ohne alles selbst zu lesen
Die KI sortiert die eingereichten Unterlagen und liest nur die Felder, die sie wirklich braucht. Alles andere schwärzt sie und vergleicht dann die Angaben mit dem Antrag. Wenn eine Unterlage fehlt, sagt sie es sofort.
Die KI braucht rund 30 Sekunden pro Antrag, von Hand waren es ca. 5 Minuten. Im ganzen Jahr kostet sie dafür unter 1 €.
- Angaben passen zum Antrag
- Eine Unterlage fehlt noch
Handschrift lesen und abgleichen
Der Text aus PDFs und Fotos wird mit lokalen Werkzeugen ausgelesen, auch Handschriftliches. Steht im Antrag Köck und auf dem Formular Kock, weil die Handschrift nicht ganz lesbar war, passt das trotzdem zusammen, aber bei Kockich meldet die KI einen Fehler.
Das läuft alles lokal und an die KI geht nur das absolute Minimum.
- passtFormular, handschriftlichKock
- FehlerFormular, handschriftlichKockich
Passende Stellen für jeden Menschen, jede Woche
Ein KI-Agent sucht jede Woche für jeden Arbeitsuchenden passende Stellen, bewertet sie und verschickt sie. So wird niemand vergessen und die Berater haben wieder Zeit für die Gespräche.
Das passiert jede Woche für jeden Arbeitsuchenden und die KI kostet dafür unter 100 € im Monat.
- Bürokraft, Teilzeitverschickt
- Empfang im Hotelverschickt
- Lager, Nachtschichtpasst nicht
Rechnungen übertragen, ohne abzutippen
Wenn ihr die Buchhaltungssoftware wechselt, gibt es oft keinen Export. Dann überträgt ein KI-Agent die Dauerrechnungen ins neue Programm, damit niemand jede Vorlage einzeln anlegen muss.
Hunderte Dauerrechnungen waren so in gut einer Stunde übertragen.
- Wartungsvertrag
- Miete Lagerfläche
- Software-Abo
Neue Kunden finden, während du arbeitest
Ein Vertriebsradar durchsucht jeden Werktag Dutzende Quellen nach neuen Kunden. Die KI stuft jeden Treffer in A, B oder C ein und schickt dir den Bericht per Mail, damit dein Team nur noch die guten Kontakte anrufen muss.
Den Bericht hast du jeden Werktag schon um 7 Uhr früh im Postfach.
- Agleich anrufen
- Bim Auge behalten
- Cpasst eher nicht
Berichte vorformulieren lassen
Auditberichte schreibt die KI mit Modellen aus der EU vor und der Auditor prüft sie, bevor er sie freigibt.
Die Freigabe bleibt immer beim Fachmann.
Im Einsatz sind solche Abläufe unter anderem bei Lohnbüros, Transfergesellschaften, Bildungsträgern, in der Fertigung und in der IT-Beratung.
Jeder Arbeitsuchende bekommt jede Woche passende Stellen, ohne dass jemand von Hand suchen muss.
Früher musste jemand für jeden Menschen einzeln Stellen suchen. Heute macht das jede Woche ein KI-Agent, der jede Stelle bewertet und nur die passenden verschickt. Die Beraterinnen und Berater schauen drüber und haben wieder Zeit für die Gespräche.
Nur die nötigen Daten
Namen und persönliche Angaben entferne ich, bevor die KI damit arbeitet.
EU oder eigener Server
Die Automatisierungen laufen auf eurem eigenen Server und die KI in der EU oder bei euch im Haus.
Und was hieße das bei dir?
Rechnen wir mal mit runden Werten: Eine Person kostet dich 35 € pro Stunde und verbringt jeden Tag eine Stunde mit Routine, die eine KI für sie vorbereiten könnte.
Was bei dir drin ist, rechnen wir gerne im Erstgespräch gemeinsam durch.
Was kostet ein KI-Agent und wie lange dauert es?
Die KI kostet meistens nur einen Bruchteil der Handarbeit, die sie deinem Team abnimmt. Eine Einrichtung zahlt zum Beispiel für über 1.000 geprüfte Anträge im Jahr unter 1 € KI-Kosten, während es von Hand rund 95 Stunden waren.
Laufende KI-Kosten
Die Nutzung des KI-Modells zahlst du direkt beim Anbieter und oft ist das weniger als ein Cent pro Vorgang. Bevor wir starten, rechne ich dir das gegen die Arbeitszeit, die du dir sparst.
Fixpreis oder Stundenbasis
Bauen, testen und das Team schulen bekommst du zum Fixpreis oder auf Stundenbasis. Was davon besser passt, steht vorher in deinem Fahrplan.
Erstes Ergebnis in Wochen
In meinen Projekten lief der erste Ablauf nach 1–3 Wochen im Alltag, größere Vorhaben brauchen meist 2–8 Wochen.
Die KI entscheidet nichts allein, weil wichtige Schritte immer eine Freigabe brauchen und sich jeder Lauf nachvollziehen lässt.
So kommt die KI in deinen Ablauf
Wir starten mit dem einen Ablauf, der deinem Team heute am meisten Handarbeit macht. Wenn der gut läuft, nehmen wir den nächsten dazu.
- 1
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos
Du erzählst mir, wo es bei euch gerade hakt. Ich sag dir dann ehrlich, ob sich das bei dir lohnt und wo du am besten anfängst.
- 2
Einstiegs-Check
schriftlicher Fahrplan
Dabei schauen wir uns deine Abläufe und Programme genauer an. Du bekommst einen Fahrplan mit Fixpreisen und die Analyse gehört dir, egal wer sie danach umsetzt.
- 3
Umsetzung
Fixpreis oder auf Stundenbasis
Ich baue genau das, was im Fahrplan steht, schule dein Team darauf und bleibe danach dein Ansprechpartner, wenn im Alltag etwas auffällt.
KI-Agenten und KI im Workflow: häufige Fragen
Was ist ein KI-Agent?
Ein KI-Agent ist ein Ablauf, der eine bestimmte Aufgabe regelmäßig von selbst erledigt und dabei an einer oder mehreren Stellen eine KI nutzt, zum Beispiel um Unterlagen zu lesen oder Treffer zu bewerten. Er arbeitet direkt mit euren Programmen und das Ergebnis gibt ein Mensch frei.
Was ist der Unterschied zwischen KI-Agent und KI-Assistent?
Mit einem KI-Assistenten arbeitet ein Mitarbeiter direkt im Chat, er fragt und der Assistent schreibt oder sucht für ihn. Ein KI-Agent läuft dagegen im Hintergrund und erledigt eine ganze Aufgabe regelmäßig, ohne dass jemand ihn anstoßen muss. Die meisten Betriebe brauchen beides.
Braucht jeder automatisierte Ablauf KI?
Nein, ganz im Gegenteil. Ich löse so viel wie möglich mit normalen Automatisierungen, die feste Regeln befolgen, weil das günstiger, verlässlicher und beim Datenschutz einfacher ist. Die KI kommt nur dort dazu, wo etwas gelesen, verstanden oder bewertet werden muss.
Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?
Die KI bereitet nur vor und die Entscheidung trifft immer dein Team. Wichtige Schritte gibt ein Mensch frei und wenn ein Fall unklar ist, markiert die KI ihn, statt zu raten. Außerdem lässt sich jeder Lauf nachvollziehen.
Was kostet ein KI-Agent?
Das hängt vom Ablauf ab, aber entscheidend ist, was du dafür zurückbekommst. Eine Einrichtung prüft zum Beispiel über 1.000 Anträge im Jahr und die KI kostet dafür im ganzen Jahr unter 1 €, während es von Hand rund 95 Stunden waren. Ein Agent, der jede Woche Stellen für alle Arbeitsuchenden sucht, kostet unter 100 € im Monat. Die Umsetzung bekommst du zum Fixpreis oder auf Stundenbasis.
Ist KI in Abläufen DSGVO-konform möglich?
Ja, wenn nur die nötigen Daten ans KI-Modell gehen und diese in der EU oder auf eurem eigenen Server verarbeitet werden. Bei sensiblen Unterlagen entferne oder schwärze ich Namen und persönliche Angaben vorher, Texte aus PDFs und Fotos lassen sich auch ganz lokal auslesen. Wenn du willst, dokumentiere ich den KI-Einsatz für deinen Anwalt und den Datenschutz.
Ersetzt ein KI-Agent meine Mitarbeiter?
In meinen Projekten nicht. Der Agent übernimmt die Vorarbeit wie Suchen, Abtippen und Vergleichen, während die Menschen prüfen, entscheiden und sich um die Kunden kümmern. So schafft dasselbe Team deutlich mehr, ohne dass jemand Überstunden für Papierkram machen muss.
Das gehört auch dazu
Welcher Ablauf kostet dein Team gerade am meisten Zeit?
Erzähl mir in 30 Minuten davon. Danach weißt du, ob dort eine KI hilft oder eine normale Automatisierung schon reicht und wo wir am besten anfangen.
Philipp Köck · Gründer von OrganizeMe